Na co zwracać uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Planując konferencję, z punktu logistycznego niezwykle ważne będzie przeprowadzenie jej we właściwym miejscu. Sala konferencyjna musi być reprezentacyjna, organizator będzie oceniony przez pryzmat wyboru adekwatnego do rangi wydarzenia miejsca. 

W jaki sposób organizator konferencji sprawi na zaproszonych gościach pozytywne wrażenie?

Organizator planując konferencję kilkudniową, musi mieć wszystko zapięte na ostatni guzik, nie pozostawiając żadnej sprawy przypadkowi. Pamiętać należy, że podczas konferencji z noclegiem, goście będą przyjeżdżać o różnych porach, dlatego też należy zadbać, by zawsze mogli odebrać klucze. Ważny będzie też stan mebli, by były odnowione i czyste. Goście będą cenić wygodę, dlatego też zadbajmy o ich komfort, by wygodnie mogli usiąść na krzesłach, podium winno być w ten sposób umieszczone, by było w pełni widoczne, istotne będzie również wyposażenie multimedialne. Hotel GAL i sala szkoleniowa - Tarnów, która do niego przynależy, jest idealnym miejscem na organizację szkolenia, konferencji, a także spotkania biznesowego w samym centrum Tarnowa. Wyposażona jest m.in. w WI-FI, podwieszany rzutnik, ekran, indywidualnie sterowaną klimatyzację, a także flipchart, papier i mazaki.

Jakie powinny być: oświetlenie sali, jej wygląd oraz wyposażenie?

Pamiętajmy, że sale są podzielone na kilka typów:

1) gdzie znajdziemy ustawienie amfiteatralne rzędów krzeseł, to rozwiązanie zda egzamin, kiedy będzie wielu uczestników a impreza jest duża;

2) przy stołach ustawionych w podkowę, kiedy uczestników jest niewielu, wszyscy uczestnicy wzajemnie się widzą, mogą prowadzić dialog; 

Konferencje odbywają się zwykle w trybie całodziennym, dlatego też należy zadbać o właściwe oświetlenie. Organizatorzy powinni decydować się na sale z dostępem do światła, gdzie możliwe będzie regulowanie jego natężenia. Dobrze jest, gdy okna są otwierane, dzięki czemu uzyskamy właściwe przewietrzenie. Najlepsza sala nie będzie miała barier architektonicznych. Organizator powinien zadbać, by w sali znalazły się wszystkie potrzebne sprzęty multimedialne. Niezwykle istotne jest, by rzutnik był kompatybilny z ekranem. Sprzęt nagłaśniający powinien być dopasowany do wielkości sali.  

Zakwaterowanie uczestników konferencji oraz lokalizacja sali konferencyjnej.

Ośrodki konferencyjne zazwyczaj są połączone z hotelem, barem i restauracją. W takich sytuacjach ośrodek konferencyjny przedstawia ofertę wyżywienia. Przerwy na kawę powinny być zorganizowane w osobnym pomieszczeniu, gdyż w ten sposób uczestnicy otrzymają możliwość nawiązania swobodnych kontaktów i zacieśnią się między nimi stosunki. Czasami bywa tak, że ośrodek, w którym odbywa się konferencja, pozbawiony jest zaplecza gastronomicznego, wtedy należy skorzystać z cateringu. Na konferencje przyjeżdżają niejednokrotnie goście z całego świata, należy wziąć pod uwagę, możliwości komunikacyjne, czy w pobliżu mieści się lotnisko oraz, czy przy miejscu konferencji jest parking dla samochodów osobowych, oraz dla autokarów. Przed powzięciem decyzji o wyborze takiego, a nie innego ośrodka konferencyjnego, powinniśmy jako organizator przyjrzeć się mu dokładnie.